Vejledning om aflevering for offentlige instanser

Her på siden kan I få yderligere oplysninger om regler vedrørende aflevering på arkivområdet. Reglerne omfatter både papirarkivalier og elektroniske arkivalier.

Papirarkivalier

Alt papirmateriale i jeres ringbind, bøger, mapper og kasser i kælderen er omfattet af arkivlovgivningen. Det gælder også tegninger, filmruller, lyd- og videobånd, cd'er m. v. 

Ifølge kap. 4 § 12 i Inatsisartutlov nr. 5 af 3. juni 2015 skal offentlige institutioner aflevere arkivalier, der er ældre end 15 år og ikke længere bruges i institutionens tjenstlige virksomhed.

Når den offentlige myndighed eller institution skal aflevere arkivalier til Grønlands Nationalarkiv foregår afleveringen i flere led, som beskrevet under "Afleveringsprocedure". For nærmere oplysninger om de tekniske detaljer om arkivæsker, mærkning m. m. se vejledningen  'Offentlige institutioners arkiver'.

Afleveringsprocedure

1. Planlægning af afleveringen

Først tager myndigheden kontakt til Grønlands Nationalarkiv vedrørende afleveringen. Herefter beskriver arkivet og myndigheden i fællesskab afleveringens indhold, omfang og andre informationer vedrørende arkivalierne der måtte være relevante.

2. Behandlingen af arkivet

Myndigheden tilvejebringer den nødvendige dokumentation (journal- og arkivplaner) for afleveringen og ordnet herefter afleveringen. Ordningen af arkivet består af:

• Sortering af materialet i overensstemmelser med de arkiv- og journalplaner der knytter sig til afleveringen.
• Kassation af det materiale der i henhold til de gældende kassationsbestemmelser ikke skal afleveres. Såfremt det kasserede materiale indeholder personfølsomme oplysninger skal materialerne enten fortsat opbevares forsvarligt eller destrueres under opsyn.
• Pakning af afleveringen. Arkivalierne skal renses for al overflødigt materiale (sagsrensning). Det vil sige mapper, ikke fasthæftede clips, plasticlommer, elastikker og lignende - dels for at nedbringe materialets fysiske størrelse og dels for at undgå materialer, der kan ødelægge arkivalierne i arkivæskerne. Efter endt sagsrensning pakkes arkivalierne i korrekte arkivæsker og mærkes efter de af Nationalarkivet udstukne retningslinjer. 

3. Aflevering

Myndigheden udarbejder en afleveringsfortegnelse, der angiver afleveringens indhold på æskeniveau, omfang og kontaktpersoner/ansvarlige i forhold til afleveringen. Afleveringen kan modtages, når afleveringsfortegnelsen er godkendt af Grønlands Nationalarkiv. Den afleverende institution modtager herefter en kvittering for afleveringen. 

4. Opfølgning

Såfremt der er fejl og mangler i afleveringen kan institutionen opkræves det beløb, det koster Grønlands Nationalarkiv at bringe orden i materialerne. Følgende fejl og mangler kan udløse en regning for udbedring foretaget af arkivets personale:

• Manglende eller forkert mærkning af arkivæsker
• Manglende sagsrensning
• Anvendelse af forkerte arkivæsker
• Mangelfuldt ordnet arkiv - i uoverensstemmelse med den arkiv- og journalplan der knytter sig til materialet.

Digitale arkivalier

Afleveringen af digitale arkivalier falder grundlæggende i to faser: Anmeldelse og godkendelse og aflevering.

Anmeldelse og godkendelse

Aflevering af digitale arkivalier kræver, at systemet er anmeldt til Grønlands Nationalarkiv. Det optimale er, at anmeldelsen allerede er sket, inden systemet anskaffes. På den måde har arkivet overblik over, hvilke systemer der findes i det offentlige og kan dermed planlægge afleveringsarbejdet i god tid.

Anmeldelse foregår ved brug af denne anmeldelsesformular.

Efter at arkivet har modtaget anmeldelsen, vurderes det om IT-systemet indeholder data som gør, at det er værd at bevare. Hvis det vurderes, at data i systemet er bevaringsværdige, skal systemet godkendes. Godkendelse foregår ved, at myndigheden giver arkivet en række tekniske oplysninger om systemet, der herudfra vurderer om systemet kan omdannes til en arkiveringsversion. Når det er fastslået at et system er bevaringsværdigt og kan omdannes til en arkiveringsversion, fastsættes der en dato for, hvornår systemet skal afleveres. Typisk er der tale om 5 år efter dets ibrugtagning.

Aflevering

Når tiden kommer for aflevering af systemet, skal der dannes en arkiveringsversion, hvilket betales af den forvaltningsenhed, som har systemet og udføres af systemleverandøren. En arkiveringsversion er en ny database der følger arkivets retningslinjer, og hvor dokumenterne i databasen er konverteret til TIFF-format. Inden dannelsen af en arkiveringsversion er det nødvendigt med møder mellem Grønlands Nationalarkiv og den afleverende forvaltningsenhed for at få afklaret forskellige spørgsmål. Efter at arkiveringsversionen er afleveret, testes den af Grønlands Nationalarkiv, eller af tilknyttede konsulenter fra Rigsarkivet i Danmark. Det er vigtigt, at arkiveringsversionen indeholder korte beskriver af indholdet, at filerne ikke er forvanskede etc. Det er muligt at der skal foretages ændringer i arkiveringsversionen ad flere omgange, indtil den lever op til den ønskede standard.